５桁もしくは６桁の市町村コード(全国地方公共団体コード)は『総務省』が各地方公共団体に振ったコードです。
このコードは基本的にお役所が使用するコードですが、一般企業でも固定資産税申告などのために市町村コードと市町村名をセットで管理することがあります。
この市町村コードをWEBサイトなどから1件ずつ調べると時間がかかってしまいます。
今回は、市町村コードと市町村名をExcel(エクセル)で管理して、下の表のような『市町村名をプルダウンで選択すると自動で市町村コードが入力出来る表』の作成方法を紹介します。
私は仕事上、会計システムに市町村コードを入力することがあるよ。
市町村コードの５桁と６桁の違い
市町村コード(全国地方公共団体コード)は基本的に６桁です。
しかし、６桁目の数値を使用せずに５桁で使用する場合もあります。
５桁と６桁の違いをこの見出しで紹介します。
北海道帯広市の市町村コードは総務省HPで検索すると『012076』の６桁です。
このコードには、桁数によって意味を持たせていて、１桁目と２桁目(帯広市：01)は、総務省が定める都道府県コードを表しています。
続く、３桁目～５桁目(帯広市：207)は、総務省が定める市町村コードを表しています。
最後の６桁目は、検査数値(チェックディジット)という5桁の数字がきちんと入力されているかをチェックするための数値が入っています。
つまり、６桁目は検査用の数値のため、市町村を特定するために設定されたコードではないのです。
そのため、市町村コード(地方公共団体コード)は以下の構成となっています。
市町村コード＝５桁の数値＋１桁の検査数値
じゃあ、５桁と６桁どっちを使えばいいの？という声が聞こえてきそうですが、皆さんが管理している過去の記録やソフトの仕様に合わせて選択してください。
今回は５桁用と６桁用のコード表の作成の仕方を紹介しますので、桁数に合わせて変換表を作成してくださいね。
私はソフトに５桁の市町村コードを入力して固定資産を管理しているよ。
総務省のWEBサイトからリストをダウンロード
市町村コード(全国地方公共団体コード)は市町村の統合や廃止などにより、数年に一度程度、定期的にコードが更新されます。
そのため、定期的に総務省のWEBサイトから最新のコードリストをダウンロードしてエクセルにアップロードする必要があります。
まずは、【総務省】のWEBサイトから、市町村コードをダウンロードする方法を紹介します。
手順１．「都道府県コード及び市町村コード」のExcelファイルをクリック
総務省HPの以下のURLを開き、「全国地方公共団体コード」の「都道府県コード及び市町村コード」のExcelファイルをクリックします。
https://www.soumu.go.jp/denshijiti/code.html
引用元：総務省トップ>政策>地方行財政>全国地方公共団体コード
手順２．ダウンロードされた「Excelファイル」を開く
PC画面の左下に表示されたダウンロードファイルをクリックしてください。
表示されなかった場合は、ダウンロードしたExcelファイルはPCの「ダウンロード」フォルダに保存されているので確認してください。
手順３．名前を変えて保存
Excelブックを開き、６桁の市町村コード(団体コード)と市町村名と都道府県名がリスト化されていることを確認します。
問題なくダウンロード出来ていれば、任意の場所にファイル名を変えて保存します。
変換表を作成するためにこの後少しだけデータの加工が必要なので、下の見出しで手順を紹介します。
市町村コードリストを加工
ダウンロードしたExcelファイルでも、市町村コードや市町村名の検索に十分役立ちますが、より簡単に検索できるようにするために、ダウンロードした市町村コードを加工します。
また、５桁用のコードリストを作成する場合は、６桁用のリストを加工した後に、６桁目のコードを削除する必要があります。
６桁コード用
まずは６桁用にコードリストを加工します。
手順１．列を挿入
「市区町村名」列(C列)の右横に１列挿入し、「都道府県＋市町村名」列を挿入します。
手順２．都道府県名と市区町村名を結合
「都道府県名」列と「市区町村名」列の文字列を結合します。
結合には「&」演算子を用いて、以下の数式を挿入して、文字を結合します。
=B2&C2
手順３．数式をコピー
下のすべてのセルも文字列を結合するために、数式をコピーします。
手順４．数式を値で貼り付け
「団体コード」列と新規に挿入した「都道府県＋市町村名」列以外は不要なので、列を削除するために「都道府県＋市町村名」列は値に貼り付け直してから削除する必要があります。
まずは、「都道府県＋市町村名」列の列番号(D）を選択して、「Ctrl＋C」でコピーします。
選択中のD列の範囲内で右クリックし、右クリックメニューの中の「値貼り付け」をクリックします。この作業により、D列に挿入していた数式が値で貼り付けられます。
手順５．不要な列を削除
「団体コード」列と「都道府県＋市町村名」列以外は削除します。以上で、６桁用の市町村コードの完成です。５桁用のコードを作成する場合は、下の「５桁用」の見出しの手順を行ってください。
５桁コード用
５桁用のコードリストを作成するために、LEFT関数を使って６桁コードの左から５つの数値だけを残します。
手順１．５桁用のコード列を挿入
「団体コード」列(A列)の右横に１列挿入し、「団体コード(５桁用)」列を挿入します。
手順２．セルの書式設定を「標準」に変更
挿入した列は、A列と同じ「文字列」という書式設定になっているため、数式が正しく反映されません。
そのため、B列を選択して右クリックメニューの「セルの書式設定」をクリックします。
「セルの書式設定」画面の「表示形式」タブの「標準」を選択して、「OK」で画面を閉じます。
手順３．LEFT関数を挿入
LEFT関数を挿入して、６桁コードの左から５つの数値だけを抽出します。
=LEFT(A2,5)
手順4．数式をコピー
下のすべてのセルにもLEFT関数を挿入するために関数をコピーします。以上で、5桁用の市町村コードの完成です。６桁用の市町村コードは必要に応じて削除しても構いません。
A列を消す場合は、B列を値貼り付けしてから消してね。
変換表を作成(市町村名⇒市町村コード）
市町村名をプルダウン(ドロップダウン）で選択することで、市町村コードが自動で検索出来る変換表を作成します。
今回は５桁の市町村コードで紹介しますが、６桁コードでも全く同じ方法で作成出来ます。
手順１．変換表のたたき台(フォーマット)を作成
市町村コードとは別のワークシートに、変換表を利用する表のたたき台(フォーマット)を作成します。
今回は下の図のように、固定資産をどの場所に設置しているかを管理するために「固定資産管理表」に利用します。
手順２．「市町村コード」の列を入れ替え
この先の工程でVLOOKUP関数を利用するため、「５桁コード」シートの「団体コード」列と「都道府県＋市町村名」列の左右を入れ替えます。
入れ替えは、B列を「Ctrl＋X」で切り取ってからA列の列番号を選択後、右クリックメニューの「切り取ったセルの挿入」で可能です。
手順３．「データの入力規則」を選択
市町村名をプルダウンで選択できるようにするために、「設置場所」列の一番上のセルを選択します。
次に、「データ」タブ⇒「データの入力規則」を選択します。
手順４．「リスト」の範囲を選択
「データの入力規則」画面で入力の種類を「リスト」を選択します。プルダウンの元の値は、「５桁コード」シートの都道府県＋市町村名列を選択し、「OK」で画面を閉じます。
手順５．「プルダウン」セルをコピー
下の図のようにプルダウンが設定出来たことを確認します。
プルダウンのセルを「Ctrl＋C」でコピーして、下のセルに「Ctrl＋V」で貼り付けすれば、「設定場所」列のすべてのセルにプルダウンを設定することが出来ます。
手順６．VLOOKUP関数を挿入
次に、市町村コード列にVLOOKUP関数を挿入します。まずは第１引数「検索値」に、設置場所のセルを指定し、以下のように関数を挿入します。
＝VLOOKUP(D3,
手順７．VLOOKUP関数の第２引数を指定
続いて、VLOOKUP関数の第２引数「検索範囲」を指定するために、「５桁コード」シートを選択して、A列とB列の列番号をドラッグして指定します。
＝VLOOKUP(D3,'５桁コード'!A:B,
手順８．VLOOKUP関数の第3、4引数を指定
続いて、VLOOKUP関数の第３引数「列番号」は左から２列目なので「２」を、第４引数「検索方法」は「FALSE」を設定し、VLOOKUP関数を完成させます。
=VLOOKUP(D3,'５桁コード'!A:B,2,FALSE)
VLOOKUP関数に慣れていない方は、以下の記事で詳しく使い方を紹介していますので参考にしてください。
手順9．VLOOKUP関数の完成を確認
設置場所がブランクの場合は、エラー値「#N/A」が表示されますが、設置場所をプルダウンで選択すると、自動で市町村コードが入力されます。
設置場所がブランクでもエラー値「#N/A」を表示させたくない場合は、IFERROR関数を用いましょう。以下の記事で使い方を紹介していますので、参考にしてください。
手順10．VLOOKUP関数をコピー
VLOOKUP関数を挿入したセルを「Ctrl＋C」でコピーして、下のセルに「Ctrl＋V」でコピーすれば、「市町村コード」列のすべてのセルにVLOOKUP関数が挿入出来ます。
手順11．変換表が完成
市町村コードが自動で入力出来る「固定資産管理表」が完成しました。
(ご参考)郵便番号と住所を変換する方法
今回市町村名から市町村コードを入力した方法のように、住所から郵便番号を調べたり、郵便番号から住所を調べる方法を以下の記事で紹介しています。
下のリンク記事で紹介していますので、興味のある方は覗いてみてください。