【自治会/PTA】会計係のためのエクセル出納帳の作り方。自治会に役立った商品も紹介。

今回の記事は少し志向を変えて、自治会用の会計係の皆さんのためにエクセルの出納帳の作り方をご紹介します。

私事ですが、昨年は私が自治会の会計係を担当し、今年は私の妻がPTAの会計係を担当しています。

そして気づいたこと・・・

市販ノートに手書きで出納帳を作成するより、エクセルで管理する方が簡単！

ということです。

私は製造業の経理部員として出納帳や決算書の作成に普段携わっていますので、この記事で自治会やPTAの出納帳を作成する会計係の皆さんの作業が少しでも楽になれば嬉しいです。

少しずつ時代も変わり、PCやスマホなどの機器に慣れてきている方も増えてきているので、ぜひこの機会にエクセル出納帳の作成にチャレンジしてみてください。

また、私が昨年自治会で購入した自治会運営のための本と手提げ金庫も最後の見出しで紹介しますので、興味があればぜひどうぞ。（もちろん自腹じゃないですよ（笑））

出納帳とは

『出納帳』は現金と通帳についての日々行われる取引を記録

会計係の最も大切な業務は、『手元に残している現金の入出金の管理』と『通帳の入出金の管理』と『決算書＆予算書の作成』の３つです。

この『手元に残している現金の入出金の管理』と『通帳の入出金の管理』のために、『出納帳』という帳簿を作成します。

『出納帳』は現金と通帳についての日々行われる取引の中で、「いつ・誰に（誰から）・何の目的で・いくら支払った（受け取った）」ということが分かるよう、記録を付けていくものになります。

そして、最後に「現金残高(預金残高)と出納帳の帳簿残高が一致していることを確認する」ことが出納帳を作成の中で大切なポイントです。

出納帳の役割

１.日々の取引を記録する
２.いつ・誰に・何の目的で・いくら支払った、を記録する
３.現金残高と出納帳の残高の一致を確認する
４.銀行預金残高と出納帳の残高の一致を確認する

出納帳の役割は３つ

どうして手書きで出納帳を作るのか

近隣の地域の自治会の会計係と話す機会があり、運用方法を聞くとやはり手書きで管理している人ばかりでした。

その理由を聞くと、特に下の4つが原因でした。

  • 高齢者が多いのでPCが苦手
  • PCをそもそも持っていない
  • 1年任期なので、やり方を無理に変えたくない
  • エクセルで管理したくても、そもそも管理方法が分からない

たしかに、ごもっとも。

➁のPCが無いのはどうしようもないですね。①③はマインドの問題です。

④のエクセルでの管理方法が理解出来れば、エクセル家計簿を作れる人は多いはず！

次の役員さんのためにも、簡単に管理出来るエクセル出納帳を作成してあげましょう。

現金の管理について

会計係の出納業務を簡単に行うためには、”手持ちの現金”を利用することを強くお薦めします。

”手持現金”とは、会計係の自宅の金庫等の安全な場所で自治会やPTAの現金の一部を残しておくことです。

”手持現金"を利用すると、出金の度に銀行に行って、お金を１円単位で引き出す手間を省くことが出来ます。

自治会でもPTAでも専用の銀行通帳が必ず存在するはずです。

だからといって、会計係の自宅で手元に現金を残していてはダメなのでしょうか。

自治会規則やPTA規則上で特に制約が無ければ、手元に現金を残して管理しても問題ないでしょう。

実際、私も出納管理する際に自治会会長に簡単に許可をもらえました。

「現金事故が起きそうだからだめじゃない？」という声も聞こえてきそうですが、それを防ぐために出納帳管理があり、それをチェックするための監査役による監査が存在しています。

経理部の私から言わせてもらうと「そんな効率の悪いことするなら自治会辞めさせてもらいます」という感じです(笑)

不安であれば、役員の集会の場などで、手持現金で管理していいか相談してみましょう。

エクセル出納帳の完成イメージ

手持現金の運用も可能であれば、出納帳は手持現金用と預金用の２つを作成しましょう。

  1. 預金出納帳
  2. 手持現金出納帳

それぞれのエクセル出納帳の作成手順を説明する前に、出納帳の完成イメージをまずはご紹介します。

預金出納帳

預金出納帳

エクセル出納帳(預金)の完成イメージ

上の図のように、お金の入出金を１行に１項目ごとに入力します。

項目毎の記載内容は下の表のとおりです。

最終的に決算書を作成しやすくするために、「科目」列には、コピー代のように細かい支出内容を書かず、決算書に使われている「会議費」など分類を入力しましょう。

項目記載内容
年月日入出金した日付を入力します。
科目決算書に記載する分類を入力します。
摘要入出金の内容をもう少し詳細に入力します。
収入金額入金時に金額を入力します。
支出金額出金時に金額を入力します。
差引残高当該日の現金(預金)残高を計算します。
証票NO領収書と出納帳に任意の同じ番号を入力(記載)します。
支払先、受取先支払先、受取先を入力します。
備考補足事項などを入力します。

手持現金出納帳

手持現金出納帳

エクセル出納帳(手持現金）の完成イメージ

出納帳の形は、預金出納帳と同じです。

管理する上でのポイントは、会計期間(活動期間）が終わる前日までには手持現金が”0”となるように、銀行にすべての手持現金を入金しておきましょう。

監査を受けたり、次の役員に引き継ぐときに、現金を持ち運ぶのは事故が発生する可能性がありますし、相手もその方が嬉しいはずです。

エクセル出納帳の作り方

それではエクセル出納帳の作り方をご紹介します。

手持現金出納帳の作り方をご紹介しますので、預金出納帳を作成する場合は、完成した手持現金出納帳をコピーして預金出納帳を作成しましょう。

手順１．項目を入力

まず下の図のように管理項目を横に並べます。

エクセル出納帳の作成手順①( 項目入力）

項目毎の入力内容は下の表のとおりです。もちろん、使いやすいように行を追加削除していただいて構いません。

項目記載内容
年月日入出金した日付を入力します。
科目決算書に記載する分類を入力します。
摘要入出金の内容をもう少し詳細に入力します。
収入金額入金時に金額を入力します。
支出金額出金時に金額を入力します。
差引残高当該日の現金(預金)残高を計算します。
証票NO領収書と出納帳に任意の同じ番号を入力(記載)します。
支払先、受取先支払先、受取先を入力します。
備考補足事項などを入力します。

罫線の引き方が分からない方は、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

私

手順2 ．前年度繰越金額を入力

手順１で作成した項目行の下の行に、会計期間の開始日を入力します。

次に「差引残高」欄に前任者から引き継いだ残高を入力します。0円で引き継いだ場合は、「0」と入力しましょう。

「摘要」欄には「前年度繰越金額」と入力します。

エクセル出納帳の作成手順➁(繰越残高を入力）

手順3 ．「差引残高」列に数式を挿入

手順2で入力した繰越金額の一つ下のセルに、「前日残高」＋ 「収入」 -「支出」の四則演算(足し算、引き算）を挿入します。

計算式（例）： =I4+G5-H5

エクセル出納帳の作成手順③(残高に数式を挿入）

足し算/引き算の方法が分からない方は、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

私

手順4 ．手順３の数式を下のセルにコピペ

入出金の度に数式を作成すると時間がかかるので、手順3で作成した数式を下の複数のセルにコピーします。コピーするセル数は任意です。

ます、手順３で作成した数式セルをクリックし、「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押して数式をコピーします。

次に、貼り付けたいセルを選択してから、「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押して数式を貼り付けします。

エクセル出納帳の作成手順④(数式をコピペ）

出納帳を使い出してから行が足りなくなったら追加し、不足したら行を追加しましょう。

手順5 ．手持現金の出納帳が完成

下の図のように、手持現金のエクセル出納帳が完成しました。

エクセル出納帳の作成手順⑤(フォーマットの完成）

手順６ ．預金のエクセル出納帳を作成

最後に預金用のエクセル出納帳を作成します。

手順５で完成した手持現金のエクセル出納帳を、右クリックメニューの「コピー」から複製し、Excel名などを変更して預金のエクセル出納帳を作成します。

以上で作成は完了です。お疲れさまでした！

エクセル出納帳の作成手順⑥(出納帳をコピー）

エクセル出納帳の使い方（２つのポイント）

エクセル出納帳の使い方は下のサンプルを参考に、入金、出金が発生する都度、上の行から１行ずつエクセルに入力していくだけです。

①通帳から現金を引き出したり現金を通帳に預け入れた時の入力方法と、➁預金残高と手持現金の確認方法の2点については、分からない方が多いかもしれませんので、補足でご説明します。

エクセル出納帳（クリックで拡大）

預金出納帳の入力例
手持現金出納帳の入力例

通帳⇔現金の入力方法

手持現金が多くなってきたときは預金通帳に現金を預け入れます。

逆に手持現金が少なくなってきた時は預金通帳から現金を引き出します。

では、この２つを処理を行った際は、エクセル出納帳にどのように記載すれば良いか説明します。

下の図のように、現金を通帳に預け入れた時は、預金出納帳には収入として記載し、手持現金出納帳では支出として記載します。

２行を足すと相殺されるように入力しますので、”資金移動の実績だけを表した履歴として入力”となります。

逆に、通帳から現金を引き出した時も、収入と支出の入力欄が逆になるだけで記載方法は同じです。

現金を通帳に預け入れた時のエクセル出納帳の入力方法

預金残高と手持現金の確認方法

出納業務で最も大切な業務は、出納帳と実際の残高との一致の確認です。

手持現金については現金事故が発生しないように、最低でも月１回の現金の残高を確認しましょう。

管理方法はシンプルで、手持現金出納帳の差引残高の金額と、手持現金が一致しているかを確認するだけです。

手持現金と出納帳の金額一致を確認

預金通帳出納帳も定期的に通帳の金額との一致を確認しておきましょう。

決算書に出納帳の金額を入力

１年間の現預金の入出金を出納帳に入力し終えたら、出納帳を利用して『決算書』を作成する必要があります。

下のリンク記事で『決算書の作り方』を紹介していますので、興味のある方は参考にしてみてください。

https://www.excel-no-mori-blog.jp/?p=16295

会計係のためのお薦め商品

私の住まいの自治会は１年任期の持ち回り制で、約１０年に一度、役員が回ってきます。

私は昨年が初めての役員だったのですが、お恥ずかしながら私の住まいの自治会は運営が崩壊していました・・・

自治会規則が無視された運営、会計期間と活動期間も１カ月ズレている、通帳も磁器を読み込まない、印鑑も朱肉が付かない、等。

そういった事情もあり、正しい自治会運営を目的に、下の３商品を自治会費で購入させてもらいました！

「まともな引継ぎもないまま、正しい管理は出来ません」と前のめりに交渉するまでもなく、定期総会ですんなり購入許可が下りたので、ネットで立て替えて購入しました。

皆さんの自治会でもぜひ役立て見てくださいね！

自治会に役立つ本①

エクセルで回覧資料やお知らせや開催通知書などを作る必要があったので１冊購入しました。決算書の作り方は記載されていませんが、次の役員に引き継ぐことも出来るので、元は取れる一冊です。

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自治会に役立つ本➁

自治会の運営がぐちゃぐちゃだったので、役員８名に対し下の本がそれぞれ１冊が配られました。役員の悩みがいろいろ記載されていて、読むだけで面白い本ですよ。次の役員への引継ぐ前提での購入です。

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自治会に役立つ金庫③

私が強く勧めるのは手提げ金庫です！金庫なしで現金管理は難しいので、重量も１．５キロと軽く、施錠のできる下の金庫を購入しました。現金事故が起きる前に購入をお薦めします。

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